AGENDAMENTO DO AUDITÓRIO DO ICICT
O auditório da unidade é uma sala de reuniões equipada com microcomputador, telão, datashow e mesa de reuniões. A sala tem capacidade para reunião com até 40 pessoas, e pode ser agendada para reuniões de trabalho, pequenos eventos e mesmo cedida para atividades de outras unidades da Fiocruz, com prévia aprovação do Diretor do Icict.
Antes da reserva, o solicitante deverá:
- acessar a intranet e verificar se a data de interesse está disponível;
- se a data estiver disponível, enviar e-mail para atendimentoascom@icict.fiocruz.br solicitando a reserva com data, horário, motivo do evento, equipamentos necessários, nome, telefone e e-mail do responsável pela reserva;
- caso a data não esteja disponível, o interessado deverá consultar o demandante da reserva já programada sobre uma possível troca de data ou de espaço. O acordo deve acontecer entre as partes interessadas;
- havendo troca de datas, esta informação deverá ser transmitida por meio de e-mail para a Ascom, para que seja realizada alteração no sistema de reserva;
- O uso da sala de reunião da Biblioteca de Ciências Biomédicas deve ser solicitado à secretaria da Biblioteca. Contato: Alessandra, ramal: 3201.
No dia do evento, o solicitante deverá:
- Retirar a chave na ASCOM, na sala 105;
- não alterar a posição dos equipamentos e do mobiliário sem consulta prévia;
- depositar o lixo produzido na lixeira do auditório;
- considerar que o auditório está ao lado de outras salas de trabalho;
- encerrar as atividades até 16h45;
- ao final do evento, desligar os equipamentos, as luzes, deixar o auditório fechado e devolver a chave na Ascom.
Para solicitações de reserva de outras unidades da Fiocruz:
- as atividades do Icict têm prioridade no uso do espaço;
- por ser o único espaço de eventos, reservas externas deverão ser agendadas com no mínimo um mês de antecedência;
- o Icict não possui serviço de copa, sendo de responsabilidade da unidade solicitante serviços como coffee-break e café simples;
- caso haja empresa contratada de coffee-break, esta informação deverá ser transmitida para a Ascom, no ato da reserva;
- informar por e-mail a lista de participantes da atividade, uma semana antes do evento.
No dia do evento, o solicitante deverá:
- identificar-se na recepção (entrada do estacionamento do Icict);
- retirar a chave na Ascom, na sala 105;
- não alterar a posição dos equipamentos e do mobiliário sem consulta prévia;
- depositar o lixo produzido na lixeira do auditório;
- considerar que o auditório está ao lado de outras salas de trabalho;
- encerrar as atividades até 16h45;
- ao final do evento, desligar os equipamentos, as luzes, deixar o auditório fechado e devolver a chave na Ascom.
A Norma Operacional nº 002/2011 – Icict, de 1º de abril de 2011 define que, por determinação da Direção do Icict, todos os eventos ligados a atividades, programas, projetos e parcerias, o uso do auditório da sede e de outros espaços em comum da unidade, seus equipamentos de suporte, além de procedimentos de assessoria de imprensa, devem ser submetidos à responsabilidade, supervisão e acompanhamento da Assessoria de Comunicação Social.