ENVIO DE CORRESPONDÊNCIAS E ENCOMENDAS
Atentar para os horários de saída do expediente (item 1). Entregas fora deste horário dependerão de disponibilidade de pessoal.
1. HORÁRIOS DE SAIDA DO EXPEDIENTE DA SSG
* Saída pela manhã: Quinino, Castelo e Setran.
? Entregar documentos e correspondências até 9:30.
? Saída às 10:00.
* Saída pela tarde: Todos os setores.
? Entregar documentos e correspondências até 14:30.
? Saída às 15:00.
* Documentos urgentes serão entregues no horário em que for necessário, desde que haja disponibilidade de pessoal no SSG.
2. MALOTES PARA OUTRAS UNIDADES FIOCRUZ
* Entregar ao SSG o pacote a ser enviado via malote devidamente identificado, com remetente e destinatário.
* Horário para encaminhar os malotes: até 12h.
* Dias de envio de malotes às unidades:
? Fiocruz Pernambuco (2ª e 4ª feira);
? Fiocruz Bahia (2ª e 4ª feira);
? Fiocruz Amazônia (2ª e 4ª feira);
? Fiocruz Minas (2ª e 4ª feira);
? Fiocruz Rondônia (2ª e 4ª feira);
? Fiocruz Paraná (2ª, 4ª e 6ª feira);
? Direb – Brasília (2ª, 4ª e 6ª feira).
3. CORRESPONDÊNCIAS E DOCUMENTOS
* Entregar à Seção de Serviços Gerais as correspondências e/ou documentos a serem enviados.
* Para: correspondência / documentos internos
? Anexar cópia para ciência do recebimento do destinatário, ou livro de protocolo preenchido, para o destinatário assinar.
* Para: correspondência / documentos externos
? Deverá ser entregue à Seção de Serviços Gerais em envelope lacrado (somente com cola), contendo os dados do destinatário na frente e do remetente no verso.
4. SEDEX
* Solicitar à chefia autorização para a expedição de Sedex, através de memorando em 02 (duas) vias, informando:
? a descrição do documento a ser enviado via Sedex;
? o destinatário.
* O documento deverá estar devidamente embalado, contendo os dados do destinatário na frente e do remetente no verso da embalagem.
* Encaminhar à Seção de Serviços Gerais o memorando autorizado pela chefia juntamente com o documento a ser enviado, com 01 (um) dia útil de antecedência, ou até o horário limite pré-estabelecido, conforme observação abaixo.
* Horário para envio de Sedex com postagem no mesmo dia: até 11h.
5. TRANSPORTE AÉREO
* Encaminhar e-mail ao ssg@icict.fiocruz.br, contendo as seguintes informações:
? O local da coleta (nome, endereço completo, nome(s) e telefone(s) do contato(s));
? Destinatário (razão social, endereço, local da entrega (obrigatórios), CNPJ, Inscrição Estadual (desejáveis));
? Número de volumes;
? Peso total;
? Dimensões;
? Observação;
? Descrição do conteúdo (descrição dos itens e quantidades).
? Valor total declarado dos itens, caso opte pelo seguro (ver abaixo).
* Para haver seguro dos itens a serem transportados deve ser confeccionada e encaminhada ao SSG uma declaração em papel timbrado (modelo de texto: Exemplo) contendo:
? Data e local da coleta;
? Local da entrega;
? Descrição dos itens contendo especificação, quantidade e valor;
? Valor total da carga:
? Assinatura e carimbo do chefe do setor.
* Caso opte pelo seguro, será cobrado um valor percentual calculado com base no valor declarado.
* Observações:
? O custo de envio aéreo é alto. Utilizar apenas quando não puder ser feito por correspondência convencional ou Sedex.
? O usuário será responsável por embalar, etiquetar e entregar à empresa os itens a serem recolhidos.
? Para melhor atendimento, é recomendável que os pedidos de coleta sejam enviados com antecedência mínima de 3 dias, pois a Requisição de Transporte Aéreo precisa ser assinada pelo diretor da unidade. Quanto maior a antecedência, menor a possibilidade de haver problemas.
? O prazo para entrega é de 24 horas nas capitais e 48 horas nas demais localidades.
? As coletas e entregas são realizadas em dias úteis.
? Dimensão máxima das embalagens para embarque na companhia aérea:
? Altura: 120cm x Largura: 140cm x Comprimento: 175cm.
ANEXO I
DECLARAÇÃO DE VALORES (EXEMPLO)
DECLARAÇÃO
Declaro para os devidos fins que os materiais a serem retirados no dia dd/mm/aaaa na Instituição WWW, Av. Abcde, 123 – Bairro – Cidade – Estado, CEP: 12345-678, a/c Qwert, Tel. (12) 3456-7890 e entregues na Instituição WWW, Av. Abcde, 123 – Bairro – Cidade – Estado, CEP: 12345-678, a/c Qwert, Tel. (12) 3456-7890 totalizam o valor abaixo discriminado:
Descrição |
Qtde |
Patrimônio |
Valor unitário |
Valor Total |
Computador Infotec H111 (Core i3, RAM 4GB, HD 360GB, mouse e teclado). |
3 |
F-DIRAD 111111 F-DIRAD 111112 F-DIRAD 111113 |
1.000,00 |
3.000,00 |
Monitor AOC 19” |
3 |
- |
400,00 |
1.200,00 |
Multifuncional HP F4444 |
2 |
F-DIRAD 121212 F-DIRAD 133112 |
250,00 |
500,00 |
Total: R$ 4.700,00 |
Rio de Janeiro, dd de mm de aaaa.
_______________________________
Nome completo
Cargo / Setor
Matrícula